BreizhVoIPUn menu qui demande de taper 1, une annonce de fermeture, un message d'attente : tout ce que votre standard fait entendre est un fichier audio, préparé à l'avance. C'est la première chose à faire avant de construire un plan d'appel, parce qu'un module qui doit jouer une annonce a besoin qu'elle existe déjà.
Ouvrez Configuration PBX, puis Fichiers Audio.
Deux types de fichiers, et la différence compte
Le panel ne connaît que deux catégories, et le choix se fait à la création.
Un message vocal se joue une fois, du début à la fin. C'est ce qu'il faut pour un accueil, un menu, une annonce de fermeture.
Une musique d'attente se joue en boucle, jusqu'à ce que l'appel avance. Elle est traitée à part et fait l'objet de son propre article.
Se tromper de type ne casse rien, mais s'entend : un menu déclaré comme musique d'attente se répète indéfiniment, et l'appelant qui a déjà tapé son choix continue de l'entendre.
Trois façons de fabriquer un message
Le bouton Uploader message vocal ouvre une fenêtre qui en propose trois, à choisir en haut.
Upload fichier dépose un enregistrement existant, celui d'un studio ou d'un comédien. Formats acceptés : MP3, WAV, GSM, OGG et M4A, jusqu'à 50 Mo. Le panel se charge de la conversion au format attendu par la téléphonie, il n'y a rien à préparer.
Enregistrer utilise le microphone de votre ordinateur. C'est la voie la plus rapide pour une annonce temporaire, du genre « nous sommes fermés cette semaine pour inventaire ». Le navigateur demandera l'autorisation d'accéder au micro.
Synthèse vocale écrit le message à votre place. Vous choisissez la langue et la voix, vous tapez le texte, et le panel produit le fichier. C'est la voie la plus pratique pour les messages qu'on retouche souvent : corriger un horaire ne demande pas de reprendre un rendez-vous en studio.
Ce qu'il faut savoir sur la synthèse vocale
Le texte est limité à 5000 caractères, ce qui est largement au-dessus de ce qu'un appelant peut écouter sans raccrocher.
Le bouton Préécouter fait lire le texte avant de l'enregistrer. La préécoute passe par le même moteur que la génération, elle est donc facturée, et le panel affiche le prix indicatif avant de lancer. On parle de fractions de centime.
Enregistrer juste après, sans avoir touché ni au texte ni à la voix, ne coûte rien de plus : le panel réutilise la synthèse qu'il vient de payer. Ce qui déclenche une nouvelle facturation, c'est un texte modifié ou une voix changée, rien d'autre. Renommer un message déjà généré est gratuit.
L'onglet Coût IA de la page tient le compte de ces générations, par jour et ligne par ligne, avec le nombre de caractères et le modèle utilisé. C'est là qu'on va vérifier ce qu'a coûté une campagne de messages, plutôt que de le deviner.
Si votre installation en dispose, le bouton Générer avec l'IA écrit le texte lui-même. Vous indiquez le type de message (accueil, menu, fermeture, attente, messagerie, annonce), le nom de l'entreprise, son secteur, ses horaires, les options du menu et le ton voulu ; le texte proposé se reprend et se modifie avant d'être envoyé à la synthèse.
Reprendre un fichier de la bibliothèque partagée
Le bouton Bibliothèque Globale ouvre un fonds commun, préparé en dehors de votre société.
Chaque ligne s'écoute sur place, et le bouton Importer en dépose une copie dans vos fichiers. Une copie, et non un lien : la modifier ou la supprimer ensuite n'a aucun effet sur la bibliothèque, ni sur les autres sociétés.
Un fichier que vous déposez vous-même doit être un fichier que vous avez le droit de diffuser. Un morceau du commerce mis en musique d'attente ou en fond d'annonce reste soumis aux droits d'auteur, même utilisé au téléphone. Pour la bibliothèque partagée, la question se pose à votre opérateur, qui l'alimente.
Poser une musique sous une annonce
L'onglet Mixage Audio, en haut de la page, combine un message vocal et une musique en un seul fichier. C'est ce qui distingue une annonce d'accueil bricolée d'une annonce qui sonne comme celle d'une grande maison.
On choisit une voix et une musique parmi ses fichiers, et le reste se règle à vue. Le volume de chaque piste, séparément : la musique se pose en général très bas, autour de 15 %, sinon elle mange la voix. Les fondus d'entrée et de sortie, pour que la musique n'arrive pas d'un coup. La position de la voix sur la timeline, c'est-à-dire le silence musical avant qu'elle commence, une ou deux secondes suffisent. Et la durée de la musique après la voix, pour ne pas couper net.
Le rognage de chaque piste enlève un blanc au début ou une respiration à la fin, sans repasser par un éditeur audio.
Générer & Sauvegarder produit un nouveau fichier, qui rejoint la liste comme les autres. Les deux fichiers d'origine ne sont pas touchés : vous pouvez donc refaire un mix avec d'autres réglages sans rien perdre.
Écouter le résultat sur un vrai téléphone
Le lecteur du tableau donne une bonne idée du rendu, mais il passe par les haut-parleurs de votre ordinateur. La téléphonie, elle, transporte une bande passante beaucoup plus étroite, et c'est là que les problèmes s'entendent.
Depuis n'importe quel poste, composez 9998_ID, où ID est l'identifiant
du fichier, affiché dans le tableau. 9998_64 joue le fichier numéro 64.
C'est le test à faire avant de mettre une annonce en production : une voix qui passe très bien sur un casque peut devenir inintelligible une fois compressée pour le téléphone.
Et ensuite
Ces fichiers n'attendent plus que d'être joués. C'est le rôle du plan d'appel, qui décide quel message entend l'appelant, à quel moment, et ce qui lui est proposé ensuite.
La musique d'attente, elle, se choisit à part : choisir la musique d'attente de son standard.