Renvoyer ses appels vers un collègue ou un mobile

En rendez-vous, en congé, ou simplement loin du bureau : un appel qui sonne dans le vide est un client qui rappellera ailleurs. Les renvois décident où partent vos appels quand vous ne pouvez pas répondre. Chacun les règle pour lui-même, sans passer par l'administrateur.

Ouvrir ses renvois

Dans le menu, en bas, ouvrez Paramètres, puis l'onglet Mes renvois.

Les mêmes renvois se règlent aussi depuis les applications, et ce qui est changé à un endroit se retrouve partout :

• dans l'application pour ordinateur et le softphone web, ouvrez les Préférences, section Mes renvois ;
• dans l'application mobile, ouvrez Paramètres, puis Mes renvois dans la partie Appels entrants. Le numéro extérieur s'y saisit au format de votre pays ou en international.

Le cadre Mes numéros personnels montre les numéros concernés : ceux qui ne sonnent que sur vos postes. Les appels venus de l'extérieur qui arrivent directement sur ces numéros sont renvoyés comme ceux des collègues.

Les numéros de groupe ne sont jamais renvoyés : un accueil ou un service partagé continue de sonner chez les autres, selon votre disponibilité. Si vous n'avez aucun numéro personnel, la page le dit et aucun appel n'est concerné : votre administrateur peut vous en attribuer un.

Choisir quand renvoyer

Chaque interrupteur ouvre son propre renvoi, avec sa destination.

• Renvoyer tous mes appels : vos postes ne sonnent plus, l'appel part tout de suite vers la destination.
• Si je ne réponds pas : vos postes sonnent d'abord, pendant la durée choisie dans Sonnerie avant le renvoi (secondes), de 5 à 120 secondes.
• Si je suis occupé ou injoignable : vous êtes déjà en ligne, ou aucun de vos postes n'est connecté (téléphone débranché, application fermée).

Planifier une absence

Pour des vacances, un déplacement ou une formation, inutile de penser à allumer un renvoi le dernier soir et à l'éteindre au retour : planifiez une absence, comme une réponse automatique de messagerie.

Dans la section Absences planifiées, cliquez sur Planifier une absence, puis choisissez :

• un Libellé, facultatif, pour la retrouver (« Congés d'été ») ;
• le Début et la Fin, à votre heure ;
• la destination des appels pendant l'absence, parmi les mêmes que pour les autres renvois.

Pendant la période, l'absence passe avant tous vos autres renvois, statut compris, pour les collègues comme pour les appels venus de l'extérieur. Un bandeau Absence en cours jusqu'au… le rappelle en haut de l'onglet. À la fin, vos renvois habituels reprennent seuls, sans rien toucher.

Plusieurs absences peuvent se suivre, sans se chevaucher : une période qui en recouvre une autre est refusée. Une absence se modifie ou se supprime à tout moment ; supprimée en cours de route, vos renvois habituels reprennent aussitôt. Si sa destination disparaît (collègue ou plan d'appel supprimé), elle passe À compléter et vos renvois habituels s'appliquent jusqu'à ce que vous en choisissiez une autre.

Renvoyer selon son statut

La section Selon mon statut renvoie l'appel quand vous avez choisi le statut Ne pas déranger, Absent ou Concentration. L'appel part alors sans faire sonner vos postes, avant tout autre renvoi.

Sans renvoi réglé pour votre statut, Ne pas déranger fait entendre une annonce à l'appelant, et les autres statuts laissent sonner. Pour changer de statut, voir Se rendre indisponible sans manquer d'appel.

Choisir la destination

Renvoyer vers propose quatre destinations.

• Ma messagerie vocale : l'appelant entend une annonce d'accueil, puis laisse un message, qui arrive dans vos messages vocaux et par e-mail. L'Annonce standard dit : « Votre correspondant n'est pas disponible. Laissez-lui un message après le bip. » Vous pouvez aussi choisir une annonce de la société, et l'écouter avant.
• Des collègues : choisissez des numéros internes, des postes, ou les deux. Tous sonnent en même temps, le premier qui décroche prend l'appel.
• Un numéro extérieur : un mobile, par exemple. L'appel part par les lignes de la société, comme un appel passé depuis votre poste, et seuls les pays que votre poste peut appeler sont proposés. Si votre poste n'appelle pas l'extérieur, cette destination est grisée.
• Un plan d'appel : l'appel suit ce plan comme un appel entrant, avec son menu, ses horaires ou sa file d'attente.

Cliquez sur Enregistrer les modifications : vos renvois valent dès l'appel suivant.