Un poste partagé est un téléphone de bureau que plusieurs personnes utilisent à tour de rôle : celui d'un bureau libre, d'une salle, d'un open space. En arrivant, chacun compose *7, son numéro interne et son code personnel. Le poste sonne alors pour ses appels, et ses appels partent à son nom. En partant, *7 le libère ; sinon il se libère seul pendant la nuit.

Rien n'est reprogrammé sur le téléphone : tout passe par les codes, quelle que soit la marque.

Déclarer un poste partagé

C'est le travail d'un administrateur de la société. Ouvrez Configuration PBX, puis Postes & Numéros, et modifiez le poste du téléphone, ou créez-le avec Nouveau poste. Dans la section Identité, laissez Utilisateur sur Aucun utilisateur : l'interrupteur Poste partagé apparaît.

Un poste sans utilisateur, déclaré partagé : chacun pourra s'y installer avec son code.

Activez-le, puis enregistrez le poste. Dans la liste des postes, la ligne affiche Partagé, puis Occupé par et le nom de la personne installée.

Le poste se libère aussi quand vous désactivez l'interrupteur, quand vous désactivez le poste ou quand vous lui donnez un utilisateur.

Régler son code personnel

Chacun règle son code une fois pour toutes. Ouvrez Paramètres, sous votre nom en bas du menu, puis l'onglet Sécurité. Dans le cadre Code de poste partagé, cliquez sur Régler un code.

Le code de poste partagé, dans l'onglet Sécurité des paramètres : quatre chiffres.

Tapez quatre chiffres et cliquez sur Enregistrer. Le code n'est jamais enregistré en clair : si vous l'oubliez, réglez-en un autre avec Changer le code. Supprimer le code vous empêche de vous installer sur un poste partagé.

S'installer sur le poste

Sur le poste partagé, composez *7 suivi de votre numéro interne, par exemple *7112 pour le numéro 112.
Le poste demande « Composez votre code personnel » : tapez vos quatre chiffres.
Vous entendez « Ce poste est maintenant à votre nom », et l'appel se termine.

Le numéro à composer est le vôtre, celui qui ne fait sonner que vos postes. Le numéro d'un groupe, comme celui de l'accueil, est refusé.

Dès lors :

le poste sonne pour vos appels, en même temps que votre poste habituel : votre numéro interne, les groupes et les plans d'appel qui vous font sonner, l'interphone. Le premier qui décroche prend l'appel ;
vos appels partent à votre nom, avec votre numéro extérieur et vos droits d'appel, comme depuis votre propre poste ;
vos renvois et votre Ne pas déranger valent aussi pour lui.

L'écran du téléphone garde son propre nom : seul le standard sait qui est installé. Vous n'êtes installé que sur un poste partagé à la fois : s'installer ailleurs libère le précédent.

Libérer le poste

En partant, composez *7 seul. Vous entendez « Ce poste n'est plus à votre nom ». Sur un poste où personne n'est installé, vous entendez « Ce poste n'est au nom de personne ».

Si personne ne le libère, le poste se libère seul vers 3 h du matin, à l'heure locale du pays de la société : chaque matin, les postes partagés repartent libres.

Quand le poste refuse

ce que vous entendez	ce qu'il faut faire
« Ce code est incorrect. Raccrochez et réessayez. »	recomposer `*7` et votre numéro, puis le bon code
« Trop de codes incorrects. Réessayez dans quelques minutes. »	attendre quinze minutes (cinq codes faux bloquent votre code), ou régler un nouveau code
« Aucun code personnel n'est réglé pour ce numéro. »	régler votre code dans Paramètres, onglet Sécurité
« Ce numéro n'est pas celui d'une personne. »	composer votre numéro à vous, pas celui d'un groupe
« Ce poste n'est pas un poste partagé. »	demander à un administrateur de déclarer ce poste partagé

Bon à savoir

Les files d'attente ne font pas sonner le poste partagé : un agent prend les appels de la file sur ses propres postes.
Le poste garde ses propres numéros internes : s'il fait partie d'un groupe, il sonne aussi pour ce groupe.
Un appel d'urgence passé du poste partagé part avec le numéro du poste lui-même, celui qui situe l'appelant.
Les messages entendus sont en français.
Les renvois se règlent dans renvoyer ses appels vers un collègue ou un mobile, les postes dans créer un poste et l'attribuer.