Une secrétaire IA se juge sur trois questions : combien d'appels elle a pris, combien elle en a menés à bien, et ce qu'ils ont coûté. L'onglet Statistiques de sa page y répond pour la période de votre choix, et l'onglet Avancé plafonne la dépense du mois.

Ouvrez Configuration PBX, puis Secrétaire IA, choisissez la secrétaire et passez sur l'onglet Statistiques.

Trente jours d'activité : les chiffres clés comparés à la période précédente, les appels par jour, les résultats et les heures d'appel.

Choisir la période

En haut de l'onglet, deux dates encadrent la période, les trente derniers jours par défaut, et des raccourcis vont de la journée en cours à l'année. Les heures sont celles de Paris. Chaque chiffre clé est comparé, juste dessous, à la période précédente de même durée.

Ce que disent les chiffres clés

Appels compte les conversations de la période.
Pris en charge est la part des appels qui ont abouti à quelque chose : un rendez-vous, un message, un transfert ou une réponse de la FAQ. Le reste regroupe les abandons et les erreurs.
Délai de réponse moyen mesure le temps entre la fin d'une phrase de l'appelant et le début de la réponse. Autour d'une seconde et demie, la conversation reste naturelle.
Coût HT est le prix de ce que la secrétaire a consommé sur la période, avec, dessous, le coût moyen d'un appel.
Appelants distincts compte les numéros différents, et Revenus ceux qui ont rappelé.
Durée moyenne donne la longueur d'un appel, et dessous le total de la période.
Interruptions compte les fois où l'appelant a coupé la parole à la secrétaire, qui s'arrête alors pour l'écouter.
Appels en mode secours compte les appels pris sans écoute en temps réel, où elle répond plus lentement. Si ce chiffre grimpe, signalez-le au support.

Lire les graphiques

Appels par jour sépare les appels pris en charge des autres, en gris. Répartition par résultat donne le poids de chaque issue : transfert, message, FAQ, rendez-vous, abandon.

Heures d'appel croise le jour de la semaine et l'heure : plus une case est colorée, plus il y a eu d'appels. C'est là que se lit l'utilité de la secrétaire en dehors des horaires, sur les cases du soir, du samedi ou de la pause de midi.

Plus bas, Durée des appels et Délai de réponse répartissent les appels par tranche. Actions de la secrétaire compte chaque action et ses échecs : des transferts qui échouent souvent invitent à relire les règles de transfert. Appelants fréquents liste enfin les numéros qui ont appelé plusieurs fois, avec l'issue de leur dernier appel.

Ce que coûte un appel

Le coût additionne ce que chaque appel consomme : la reconnaissance de la parole de l'appelant, le modèle de langue qui décide de la réponse, et la voix de synthèse. Une phrase déjà prononcée à l'identique, comme un message d'accueil fixe, sort d'un cache et ne compte pas. Un appel long coûte donc plus qu'un appel bref, et un appelant qui raccroche dès l'accueil ne coûte presque rien.

Plafonner la dépense du mois

Dans l'onglet Avancé, la rubrique Plafond mensuel fixe ce que la secrétaire peut dépenser.

Le plafond mensuel : la consommation du mois, le budget, le seuil d'alerte et les personnes prévenues.

Le budget mensuel, en euros hors taxes, se compare à la consommation du mois civil, rappelée juste au-dessus. Laissé vide, il n'y a pas de plafond : la consommation est simplement facturée à l'usage.

Au plafond, la secrétaire ne prend plus de nouvel appel jusqu'au 1er du mois suivant, et un appel en cours se termine normalement. Les nouveaux appels suivent alors la sortie Indisponible du module Secrétaire IA, dans le plan d'appel : reliez-la à une messagerie ou à une file, sans quoi l'appelant entend un message d'indisponibilité. Pour la remettre en service avant la fin du mois, relevez le plafond.

Le seuil d'alerte envoie un e-mail à ce pourcentage du plafond, puis un autre à 100 %. Les destinataires des alertes se choisissent ici, parmi les utilisateurs de la société, et sont prévenus une fois par seuil et par mois. Sans destinataire, le plafond s'applique quand même, mais personne n'est prévenu.

Le plafond est propre à chaque secrétaire. Deux secrétaires plafonnées à 20 € peuvent donc consommer 40 € à elles deux dans le mois.

Et ensuite

Pour comprendre un chiffre qui surprend, ouvrez les appels eux-mêmes : lire les conversations de la secrétaire IA. Pour les chiffres du standard tout entier, au-delà de la secrétaire, voyez mesurer l'activité de son standard.