Secrétaire IA

Comment ça fonctionne

1. 1Placez la secrétaire dans votre plan d'appel : en premier accueil, hors des heures d'ouverture ou quand personne ne décroche
2. 2Donnez-lui un nom, une voix, un message d'accueil et la langue de vos appelants, français ou anglais
3. 3Renseignez la FAQ de votre entreprise : horaires, adresse, tarifs, services. Jusqu'à 100 questions, importables d'un fichier
4. 4Choisissez ce qu'elle a le droit de faire : transférer, prendre un rendez-vous, prendre un message, prévenir quelqu'un par email
5. 5Relisez chaque conversation transcrite, avec son résumé et les actions faites, et suivez les statistiques

Cas d'usage

• Cabinet médical ou paramédical : les patients prennent, déplacent ou annulent leur rendez-vous sans occuper le secrétariat.
• Artisan sur un chantier : plus d'appel perdu, la secrétaire répond et prend les coordonnées pendant que vous travaillez.
• Accueil débordé : elle répond aux questions simples (horaires, adresse, délais) et ne transfère que ce qui demande un humain.
• Soirs et week-ends : l'entreprise répond toujours, et le message est sur votre bureau le lendemain matin.
• Standard multi-services : l'appelant dit ce qu'il veut, elle l'oriente vers le bon service sans menu à touches.
• Client connu : elle le reconnaît d'après son numéro et l'appelle par son nom.

Avantages

• Elle répond en une seconde et demie environ, et s'arrête dès que l'appelant prend la parole.
• Elle ne dit que ce que vous lui avez appris : vos réponses, vos services, vos règles de transfert.
• Les rendez-vous arrivent directement dans Google Agenda ou Outlook, selon vos créneaux et vos prestations.
• Les messages sont de vrais messages vocaux, transcrits et résumés, envoyés par email si vous le souhaitez.
• Elle ne communique jamais les coordonnées d'un contact, seulement son nom, et n'écrit qu'aux destinataires que vous avez choisis.
• Le modèle de langue fonctionne à Paris et la reconnaissance vocale dans l'Union européenne.

Configuration

Identité

Nom, secteur d'activité, langue (français ou anglais), personnalité, voix et message d'accueil.

FAQ

Les questions que posent vos appelants et la réponse à donner. Jusqu'à 100 entrées, avec import et export en JSON.

Transfert

Vers un poste, une file d'attente, un mobile, une messagerie, un groupe de postes qui sonnent ensemble ou un autre plan d'appel, selon ce que demande l'appelant.

Répondeur

Le message est enregistré après un bip, transcrit, résumé et classé par priorité, puis envoyé par email aux destinataires choisis.

Calendriers et prestations

Connexion à Google Agenda ou Outlook / Microsoft 365. Chaque prestation a sa durée, ses marges et ses horaires.

Conversations et statistiques

Chaque appel transcrit et résumé ; volume d'appels, taux de prise en charge, délai de réponse, actions effectuées, heures les plus chargées.

Exemples

• Un patient appelle à 19 h pour un rendez-vous : la secrétaire propose les créneaux libres de la semaine, réserve celui qu'il choisit et l'inscrit dans l'agenda du praticien.
• Un client demande si vous intervenez à Landerneau : la secrétaire répond d'après la FAQ, puis propose de le mettre en relation avec un technicien.
• Un fournisseur veut parler à la comptabilité : elle transfère vers le poste du service, et prend un message si personne ne décroche.