Gérer ses numéros externes et choisir le numéro par défaut

Un numéro externe est un numéro public de votre entreprise : celui que vos clients composent pour vous joindre, souvent appelé SDA. Il sert dans les deux sens. À l'arrivée, il fait entrer les appels dans le bon plan d'appel. Au départ, il s'affiche chez la personne que vous appelez.

Tous vos numéros sont rassemblés au même endroit. Ouvrez Configuration PBX, puis Lignes & Numéros externes, et restez sur l'onglet Numéros externes.

Lire la liste

Chaque ligne porte quatre informations. Le numéro, au format international. Le nom d'affichage, qui sert à le reconnaître dans les listes du panel, par exemple « Accueil » ou « SAV ». Une description libre, visible seulement dans le panel. Et le statut, actif ou inactif.

Le numéro par défaut est toujours en tête, marqué d'une étoile et de la mention Par défaut. La recherche au-dessus du tableau filtre sur le numéro, le nom et la description, pratique quand la liste dépasse l'écran.

Le numéro par défaut

Le numéro par défaut est celui qui s'affiche sur vos appels sortants quand rien d'autre n'est prévu. Il y en a un seul par entreprise.

Pour en changer, cliquez sur Définir par défaut dans la ligne d'un autre numéro actif. Le changement est immédiat et ne demande pas de confirmation : l'ancien perd son étoile, et tous les postes qui n'ont pas choisi de numéro présentent aussitôt le nouveau. C'est un réglage à faire en connaissance de cause, de préférence hors des heures d'appel.

Le standard veille à ce qu'il y ait toujours un numéro par défaut. Le premier numéro actif le devient automatiquement, et si vous désactivez le numéro par défaut, un autre numéro actif prend sa place.

Quel numéro s'affiche vraiment

Le numéro par défaut est un filet de sécurité, pas une règle absolue. Pour un appel sortant, le standard retient le premier de ces trois choix qui existe :

1. Le numéro imposé par le plan d'appel sortant, s'il en impose un. C'est ainsi qu'un service peut toujours appeler avec son propre numéro.
2. Le numéro choisi sur le poste. Dans la fiche d'un poste, le champ Numéro externe présenté permet de choisir un autre numéro de la liste.
3. Le numéro par défaut de l'entreprise.

Le nom d'affichage du numéro est transmis avec lui. Sachez que beaucoup d'opérateurs et de téléphones ne montrent que le numéro, et pas le nom.

Si un collaborateur vous dit que son appel est parti « avec le mauvais numéro », regardez donc d'abord sa fiche de poste, puis le plan d'appel sortant, avant de changer le numéro par défaut.

Ajouter ou modifier un numéro

Les numéros sont attribués par l'opérateur : ils correspondent à vos lignes, et un numéro saisi au hasard ne recevrait aucun appel. Selon votre contrat, deux situations sont possibles.

Vous consultez la liste sans la modifier. C'est le cas le plus courant. Le bouton Ajouter un numéro n'apparaît pas, ni les actions des lignes, y compris Définir par défaut. Pour un nouveau numéro ou un changement de numéro par défaut, adressez-vous à nous.

La gestion vous a été ouverte. Vos administrateurs voient alors le bouton Ajouter un numéro. La fenêtre demande le numéro au format international (+33…), un nom d'affichage, une description facultative, et deux cases : Numéro par défaut et Actif.

Désactiver plutôt que supprimer

Désactiver un numéro le met en sommeil : ses appels entrants ne sont plus acheminés vers ses plans d'appel, et il n'est plus présenté sur les appels sortants. Avant de confirmer, la fenêtre liste les cadencements et les plans d'appel qui l'utilisent, ce qui évite les surprises. Le réactiver remet tout en place.

Supprimer un numéro est plus strict. Le standard le refuse tant que le numéro est encore utilisé par un cadencement ou par le module sortant d'un plan d'appel : retirez-le d'abord de ces réglages. Il refuse aussi de supprimer le numéro par défaut : définissez-en un autre avant.

En cas de doute, désactivez. C'est réversible, et la liste des usages vous dit exactement ce que vous coupez.

Garder son numéro en changeant d'opérateur

Un numéro que vous avez chez un autre opérateur peut être conservé : c'est la portabilité. Il vous faut le RIO de la ligne, que l'on obtient en appelant le 3179 depuis celle-ci. Le mandat se signe en ligne, et le transfert prend en général une dizaine de jours. Le numéro rejoint ensuite cette liste comme les autres.

Et ensuite

Pour décider quel plan d'appel répond sur chaque numéro, et à quelles heures, voyez diriger un numéro vers le bon plan d'appel.

Pour qu'un poste présente un autre numéro que celui par défaut, le réglage se fait dans sa fiche : créer un poste et l'attribuer. Et pour changer le numéro affiché depuis un plan d'appel, par exemple pour un seul service, voyez choisir le numéro qui s'affiche chez la personne appelée.