Répondeur (Voicemail)

Prendre le message quand personne ne peut répondre, et le porter à la bonne personne. L'appelant entend votre annonce, laisse son message, et celui-ci arrive par courriel avec l'enregistrement joint et sa transcription écrite. On lit avant d'écouter, on rappelle sans avoir à tout réentendre, et rien ne se perd entre le répondeur et celui qui devait rappeler.

Comment ça marche

L'appelant entend votre annonce, celle que vous avez enregistrée ou fait dire par une voix de synthèse.
Il laisse son message, dans la limite de durée que vous avez fixée.
Le message part par courriel avec l'enregistrement en pièce jointe, à une adresse ou à plusieurs.
Le texte du message accompagne l'audio : la transcription se lit d'un coup d'œil, y compris en réunion.
Le message reste consultable depuis le softphone et depuis l'espace d'administration.
Chaque message garde le numéro de l'appelant et l'heure, ce qui suffit à rappeler sans réécouter.
Une boîte peut être personnelle ou partagée par un service, selon qui doit traiter les messages.

Cas d’usage

Boîte personnelle : chacun reçoit ses messages par courriel, y compris en déplacement.
Répondeur de l'entreprise en dehors des heures, avec l'annonce des horaires et de l'adresse.
Boîte de service partagée : commercial ou technique, où le premier disponible traite le message.
Fermeture exceptionnelle : une annonce datée, et les messages qui arrivent quand même sont lus le lendemain.
Astreinte de nuit : le message part par courriel à la personne d'astreinte, avec le numéro à rappeler.
Absence prolongée : les messages sont renvoyés vers un collègue plutôt que de s'accumuler.

Ce que vous configurez

Durée maximale: La durée maximale autorisée pour l'enregistrement d'un message vocal en secondes (ex: 60 secondes). Si l'appelant dépasse cette durée, l'enregistrement s'arrête automatiquement.
Envoi par email: Active l'envoi automatique du message vocal par email. Le message est converti en MP3 et envoyé comme pièce jointe à l'adresse email configurée. Utile pour recevoir les messages vocaux directement dans sa boîte mail.

Exemples

Répondeur hors horaires : « nous sommes ouverts du lundi au vendredi de 9 h à 18 h », le message arrive par courriel avec sa transcription, et l'appelant est rappelé dès l'ouverture.
Boîte partagée du service commercial : trois personnes reçoivent le même message, la première disponible rappelle.
Congés annuels : une annonce datée pendant deux semaines, et les messages relevés une fois par jour.
Poste d'un dirigeant : messages transcrits et lus entre deux réunions, rappels groupés en fin de journée.

Modules de la même catégorie

Message AudioDiffuser un message à l'appelant : l'accueil, une information, une consigne, une annonce exceptionnelle. Les fichiers viennent du studio audio, où ils s'enregistrent au micro ou se font dire par une voix de synthèse, et se changent en quelques minutes. C'est le module le plus utilisé d'un standard, et celui qui donne le ton de l'entreprise avant même qu'un humain ne décroche.RaccrocherTerminer l'appel volontairement, à un endroit précis du parcours. Un standard qui ne raccroche jamais laisse l'appelant dans le silence en se demandant si quelqu'un va venir. Après un message de fermeture, après une annonce d'erreur, ou quand toutes les lignes sont prises, mieux vaut raccrocher clairement et, si besoin, dire à l'opérateur de l'appelant pourquoi.Pause / AttenteInsérer un silence ou un temps d'attente dans le parcours. Deux messages qui s'enchaînent sans respiration s'écoutent mal, et une annonce qui démarre avant que l'appelant ait porté le combiné à l'oreille n'est pas entendue. Une seconde ou deux suffisent souvent à rendre un standard agréable plutôt que brutal.

Ce module fait partie du standard téléphonique BreizhVoIP. Découvrir la téléphonie hébergée