Conférence

Comment ça marche

1. 1.

   Chaque participant appelle le numéro de la salle, depuis un fixe, un mobile ou son poste.

2. 2.

   Un code d'accès peut être demandé à l'entrée, différent pour l'animateur et pour les participants.

3. 3.

   Une tonalité signale les arrivées et les départs, pour savoir qui est là.

4. 4.

   L'animateur peut couper un micro, verrouiller la salle une fois tout le monde arrivé, ou lancer l'enregistrement.

5. 5.

   Le nombre de participants se limite si vous le souhaitez.

6. 6.

   La salle existe en permanence : le même numéro sert au point du lundi, semaine après semaine.

Cas d’usage

• Point d'équipe hebdomadaire : le même numéro et le même code, sans invitation à renvoyer chaque semaine.
• Réunion avec des personnes en déplacement : elles appellent depuis leur voiture, sans écran ni application.
• Chantier : les intervenants rejoignent depuis leur mobile, là où la vidéo serait inutilisable.
• Réunion avec un client et son expert-comptable : chacun appelle, personne n'a de logiciel à installer.
• Astreinte à plusieurs : une salle ouverte en cas d'incident, où l'on se retrouve en trente secondes.

Ce que vous configurez

Salle

Nom ou numéro de la salle de conférence

PIN

Code PIN d'accès (optionnel)

Options

Modération, enregistrement, nombre max de participants

Exemples

• Point du lundi : salle « reunion-hebdo », code 1234, dix participants au maximum, la salle se verrouille une fois tout le monde arrivé.
• Cellule de crise : une salle sans code, connue de l'équipe, ouverte en permanence pour les incidents.
• Réunion client : l'animateur entre avec son code, les participants avec le leur, et l'enregistrement sert de compte rendu.

Dans le panel

Lire le guide : Ouvrir une salle de conférence téléphonique

Modules de la même catégorie

• File d'attente

  Faire patienter les appelants et leur envoyer le premier conseiller qui se libère, plutôt que de laisser sonner dans le vide. La file garde l'ordre d'arrivée, diffuse votre musique et vos annonces, et distribue les appels selon la règle que vous choisissez. C'est ce qui remplace le « rappelez plus tard » par une attente tenue, et ce qui permet de savoir combien de personnes ont raccroché avant qu'on les prenne.

• Enregistrement d'appel

  Garder la trace de ce qui a été dit. L'enregistrement se déclenche automatiquement selon vos règles, ou à la main pendant la conversation quand elle prend un tour qui mérite d'être conservé. Les fichiers se retrouvent depuis l'historique des appels, avec le numéro, la date et la personne qui a pris l'appel. Prévenez toujours l'appelant : c'est une obligation, et le module sait diffuser l'annonce.

• Webhook/API

  Interroger votre logiciel pendant l'appel et décider avec sa réponse. Avant même que le téléphone sonne, votre outil métier peut dire qui appelle, s'il a un dossier en cours, s'il est en retard de paiement ou s'il faut le diriger vers son commercial habituel. Le standard cesse alors de traiter tout le monde de la même façon, sans que personne ait à ressaisir quoi que ce soit.

• Modifier CallerID

  Choisir ce que voit la personne appelée. Par défaut, un poste interne montre son numéro court, qui n'a aucun sens pour l'extérieur et qui ne permet pas de rappeler. Ce module remplace la présentation par le numéro de l'entreprise, celui d'un service, ou un nom lisible. C'est ce qui fait la différence entre un appel auquel on répond et un appel qu'on ignore.

• Définir Variable

  Retenir une information pendant l'appel et s'en servir plus loin dans le parcours. Le choix fait par l'appelant dans un menu, le service concerné, l'origine de la campagne : ces informations se posent ici et se retrouvent ensuite dans l'historique des appels ou dans les données envoyées à votre logiciel métier. C'est ce qui permet de savoir non seulement qu'un appel a eu lieu, mais de quoi il parlait.