Organiser le départ d'un collaborateur

Un collaborateur qui part laisse derrière lui un poste qui sonne, un numéro court que ses collègues composent encore, une place dans une file d'attente, un répondeur, un téléphone sur son bureau et un accès au panel. Rien de tout ça ne disparaît tout seul, et l'ordre dans lequel on s'en occupe compte : on coupe l'accès en dernier, une fois que plus rien ne dépend de lui.

Cet article est une liste, pas un écran. Chaque étape renvoie vers l'article qui la détaille.

D'abord, décider ce que devient son poste

Deux cas, et ils ne demandent pas le même travail.

Quelqu'un le remplace. Ne supprimez rien : dans Postes & Numéros, ouvrez le poste avec Modifier et changez la personne rattachée. Le numéro court, la place dans les files, les nœuds du plan d'appel et le téléphone de bureau continuent de pointer vers le même poste, qui appartient maintenant au remplaçant. Il ne reste qu'à lui donner l'accès, comme pour toute nouvelle personne, et à vérifier le répondeur, plus bas.

Personne ne le remplace. Le poste doit disparaître, et c'est ce que le standard refuse de faire tant que quelque chose s'en sert. La suite de cet article est l'ordre dans lequel défaire ces liens.

Rediriger ce qui pointe vers le poste

Trois choses peuvent désigner un poste, et le standard vous les liste si vous essayez de le supprimer trop tôt : les numéros internes, les files d'attente et les plans d'appel.

Le numéro court. Si ses collègues composaient le 112 pour le joindre, le 112 doit mener quelque part : au remplaçant, à l'accueil, à un groupe. C'est le numéro qu'on modifie, pas le poste, et c'est précisément pour ça que les numéros courts existent.

Les files d'attente. Retirez le poste des files dont il était agent, depuis la fiche de chaque file. Un agent qui n'est plus là mais reste dans la file allonge l'attente de tout le monde : la file le sonne, attend le délai, passe au suivant.

Le plan d'appel. Un nœud « envoyer vers un poste précis » qui vise ce poste doit viser autre chose. Le mode test permet de vérifier qu'aucun chemin ne tombe plus sur lui.

Les touches de présence des autres téléphones ne bloquent pas la suppression, mais un voyant qui ne s'allume plus jamais finit par intriguer : reprogrammez-les vers le remplaçant à l'occasion.

Le répondeur

Les messages vocaux appartiennent à la société, pas au poste : ceux qui ont déjà été laissés restent dans la messagerie vocale, où l'on peut les assigner à qui reprend les dossiers.

Ce qui change, c'est l'arrivée des suivants. Un répondeur du plan d'appel qui envoyait ses messages à cette personne, en la nommant destinataire ou par son adresse email, doit désigner quelqu'un d'autre : l'annonce et les destinataires se règlent sur le nœud lui-même. Sans ça, les messages continueront de partir vers une boîte que plus personne ne lit.

Le téléphone de bureau

Le téléphone garde la configuration qu'il a reçue. Dans Téléphones IP, rattachez-le au poste du remplaçant, ou retirez-le de la liste s'il part au placard : sinon il y restera sans poste, avec en mémoire des identifiants qui ne mènent plus nulle part. Le détail est dans raccorder un téléphone de bureau.

Supprimer le poste

Une fois les liens défaits, Supprimer dans Postes & Numéros. Le poste cesse d'exister pour le standard à l'instant même, et le téléphone qui s'y connectait encore est débranché.

L'historique des appels de la personne et les enregistrements restent. Ce sont des données de la société, pas du poste.

Couper l'accès, en dernier

Sur la page Utilisateurs de la société, le bouton Révoquer retire la personne de la société. Elle est déconnectée partout, ses rôles et ses droits disparaissent, et ce qui lui permettait d'entrer sans mot de passe tombe avec elle : les clés API qu'elle avait créées pour des intégrations sont révoquées au même instant, avec une trace dans le journal. Les trois gestes de cette page et ce qui les distingue sont dans inviter un collaborateur.

Pourquoi en dernier : tant que la personne a un accès, elle peut encore vous montrer où sont les choses, quelle intégration utilise sa clé, quel collègue compose son numéro. Une fois révoquée, ce qu'elle savait n'est plus joignable, et il ne reste que la liste ci-dessus.

Ce qui reste à vous

Une intégration qu'elle avait mise en place avec une clé API s'arrête avec la révocation : si elle servait à l'équipe, un export vers un logiciel de gestion par exemple, un collègue doit créer sa propre clé et la mettre à la place. Un administrateur voit la liste des clés de la société et sait donc ce qui va s'arrêter avant d'appuyer sur le bouton.

Les tableaux de bord qu'elle avait créés lui appartiennent. Ceux qu'elle avait partagés restent visibles, mais plus personne ne peut les modifier : dupliquez ceux qui servent encore, la copie appartient à celui qui la fait.